In moltissimi casi, lo smart working ha permesso ai lavoratori di gestirsi meglio il proprio tempo ed evitare stress causato da traffico, mezzi pubblici sovraffollati, uffici scomodi e persino fastidiosi outfit “business”. Siamo passati dall’alzarci la mattina, vestirci di corsa e non avere tempo neanche di fare colazione decentemente per buttarsi dentro alla vita frenetica fatta di orari, bus, uffici grigi e sale riunioni che puzzano di filtro dell’aria condizionata, a lavorare in pigiama, seduti magari sul balcone di casa propria, gustandosi un bel caffè e una brioche mentre si lavora al pc. Bellissimo vero?
Eppure, tutto ciò può diventare un incubo se gestito nella maniera sbagliata. Abbiamo già visto come WhatsApp per lavorare non sia l’app migliore. In questo articolo parleremo di come lavorare in serenità grazie a Google Drive.
Come lavorare in serenità grazie a Google Drive: strumenti e autorizzazioni
Smart working: come lavorare in serenità grazie a Google Drive. GoogleDrive è uno strumento di lavoro condiviso sviluppato da Google e legato alla vostra casella di posta. Se non avete Gmail non vi preoccupate, potrete accedere comunque ai documenti condivisi, basterà chiedere l’autorizzazione. Gli strumenti di Google Drive sono praticamente le stesse del pacchetto Office: avrete quindi Word, Excel, PowerPoint eccetera, solo che potranno metterci le mani anche i vostri collaboratori, comodamente da casa loro. Non servirà neanche salvare il file, visto che il sistema salva in automatico nel cloud qualsiasi modifica. Il cloud è la memoria del server di Google alla quale può accedere solo chi ha le autorizzazioni per farlo.
In pratica, potrete scrivere tutti sullo stesso documento Word. Le modifiche verranno salvate in automatico e potrete vederne addirittura la cronologia. Lavorando in modalità “Suggerimento”, potrete anche evitare di cancellare il lavoro altrui. Vi ricordate quando la maestra alle elementari vi correggeva i temi con la penna rossa e appuntava note e commenti a lato? Stessa cosa. Solo che ora potrete farlo in tempo reale con tutti i vostri collaboratori.
Google Drive vi permette di condividere il lavoro a diversi livelli. La modalità “Modifica” dà la capacità a chiunque vogliate, di modificare il documento condiviso esattamente come il suo creatore. Con la modalità “Suggerimento” invece vedrete tutte le correzioni e modifiche fatte dagli altri, in colori diversi per ognuno. “Solo Commento” è piuttosto esplicito. La modalità “Solo Visualizzazione” impedirà a chiunque di modificare alcunché e di commentare. Infine, potrete anche impedire agli altri di scaricare e diffondere il vostro documento. Ottimo per proteggere le proprietà intellettuali e i work in progress.
Calendar, per non dimenticarsi mai una riunione
Smart working: come lavorare in serenità grazie a Google Drive. Un’altra meravigliosa funzionalità di Google è Calendar. Lo strumento crea un calendario condiviso con chi vuoi tu. Come avere un tabellone in ufficio con tutti gli impegni comuni. Ti manda una notifica prima dell’evento, ricordandoti ora, luogo, partecipanti. Si possono aggiungere persino il link in caso di una conference call.
Gli inviti arrivano via email e vi basterà solo dire “sì, no, forse” per confermare o meno la vostra partecipazione. Un po’ come i bigliettini che ci si passava a scuola per sapere se la nostra cotta era disposta ad uscire con noi.
Calendar funziona su qualsiasi device. Permette di programmare eventi ricorrenti e di salvare persino quelli a cui si è risposto “parteciperò” su Facebook.
Per quanto riguarda la sicurezza dei vostri dati, vi consigliamo di consultare le Privacy Policy di Google e dei vostri sistemi operativi Android o iOS.
