Riunioni di lavoro inutili? E’ la prima alternativa di Google quando il termine di ricerca è “riunioni di lavoro”. Quindi in molti lo pensano e lo scrivono sul motore di ricerca.
Le riunioni di lavoro, invece, devono essere efficaci per soddisfare, all’interno di un’azienda, i criteri di produttività. Tutto si deve, quindi, svolgere in modo perfetto e non sono ammessi intoppi di alcun tipo. Cerchiamo, alla luce di quanto detto, di capire meglio come organizzare un meeting di lavoro proficuo trattando in modo accurato ogni singolo aspetto.
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Definizione dell’ordine del giorno
Il programma della riunione deve essere definito e consegnato a tutti i partecipanti con il dovuto anticipo; all’interno del documento deve, inoltre, essere presentato in modo chiaro l’obiettivo principale che l’azienda si prefigge di raggiungere (questo stimola, difatti, i partecipanti a essere più attenti e produttivi).
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Valutazione anticipata della durata della riunione
Il secondo aspetto che non deve essere assolutamente trascurato riguarda la durata della riunione stessa. Gli incontri che si protraggono nel tempo sono tendenzialmente più dispersivi e questo inficia il livello di concentrazione. È, quindi, preferibile indire riunioni brevi perché queste consentono di ottenere migliori risultati (i partecipanti sono più performanti e la loro risposta è molto migliore). L’ultimo quarto d’ora del meeting è, invece, destinato alla rielaborazione delle tematiche trattate in modo tale da avere una visione d’insieme sul da farsi e definire i singoli compiti.
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Uso di un’applicazione efficace per prendere appunti
Le riunioni sono spesso costellate da innumerevoli proposte e idee sulle azioni da intraprendere, annotare tutto ciò su fogli volanti non è assolutamente una buona idea. In questi casi è molto meglio affidarsi ad applicazioni dedicate in modo tale da poter riorganizzare gli appunti e condividerli molto più facilmente.
In giro ci sono molte applicazioni, quella che preferiamo è evernote che a nostro avviso rappresenta la migliore app per prendere appunti.
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Compilazione del verbale di riunione
La stesura del verbale di riunione è fondamentale perché consente, a tutti i partecipanti, di ritornare sui principali aspetti che sono stati oggetto dell’incontro. Tale documento è costituito dai seguenti elementi:
- elenco di tutti i dipendenti presenti;
- argomenti all’ordine del giorno;
- calendario delle scadenze;
- aspetti trattati;
- decisioni prese nel corso della riunione
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