Chi lavora nel campo della contabilità sa quanto è importante tenere sempre aggiornati i registri contabili. La possibilità poi di dematerializzare questi registri è uno strumento introdotto per avere una migliore gestione degli spazi aziendali e non solo.
Anche la contabilità condominiale, ad esempio, può essere gestita in via elettronica. Una questione spesso dibattuta riguarda la necessità o meno di stampare questi documenti. Basta tenerli in formato digitale o bisogna conservarli fisicamente?
La Legge ha una risposta precisa. I registri elettronici devono essere stampati o conservati entro 3 mesi dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
In alcuni casi, però, occorre procedere alla stampa prima di questo termine. In particolare, se gli organi di controllo preposti inviano una richiesta specifica di visionare tale documentazione, i contribuenti dovranno agire tempestivamente.
L’Agenzia delle Entrate ha specificato, con la risoluzione n. 16/E, come procedere se s’intende conservare i documenti esclusivamente in formato elettronico. Essi vanno inviati a un sistema di conservazione a norma di legge. Quindi, non solo dichiarazione dei redditi, dunque, ma bisogna prestare attenzione anche alla conservazione dei registri contabili.
Non solo dichiarazione dei redditi ma anche quest’altra documentazione va tenuta d’occhio per evitare controlli dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate ha ricostruito il quadro già definito con le risposte 236 e 346 del 2021. C’è però da fare attenzione a un dettaglio particolare, definito nel DL n. 34 del 2019 all’articolo 12-octies.
Il DL n. 34 chiarisce che tenere qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici è regolare anche quando il registro è riportato su carta. L’Agenzia delle Entrate, però, ha rilevato che tale decreto non ha modificato la legge quando si parla di come conservare questi documenti.
La normativa in vigore è effettivamente abbastanza datata: è definita infatti nel Dm dell’Economia del 17 giugno 2014, cioè il cosiddetto codice dell’amministrazione digitale e le sue disposizioni attuative.
Oggi queste norme sono disciplinate nelle Linee Guida dell’ AGID e spiegano come il registro elettronico non possa essere semplicemente limitato al formato digitale. L’unica alternativa alla stampa è l’invio dei documenti attraverso un sistema di conservazione riconosciuto a norma.
La gestione dei registri elettronica e tramite sistemi di conservazione a norma, presenta vantaggi di varia natura. Non si può ignorare, infatti, che i sistemi digitali sono più organizzati. In un registro elettronico sono anche più facili la reperibilità e la ricerca dei dati e delle informazioni collegate. Anche la gestione delle imposte di bollo è più facile e rapida.
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