Il tempo non basta mai, in ufficio ci sono tante cose da fare e si rischia di perder tempo senza rendersene conto. Come fare quindi per ottimizzare il lavoro ed essere produttivi senza essere dei robot? Uno dei metodi maggiormente apprezzati e che porta risultati tangibili e immediati è il metodo meglio conosciuto come la matrice di Eisenhower o di Covey. Di fatto, Eisenhower è il papà di questo modello e Covey colui che ha studiato a fondo il metodo e apportato alcune importanti variazioni.
Partiamo dalla distinzione tra urgente, importante e superfluo. Spesso si fa confusione e si ritiene che se una cosa è urgente allora è anche importante e viceversa: una cosa importante è urgente. Non è proprio così perché il carattere di urgenza dipende soltanto dal tempo e quindi si tratta di faccende che bisogna sbrigare subito perché con scadenza imminente.
La matrice di Eisenhower
Questa matrice si basa proprio sul concetto di urgente / non urgente e importante/ non importante. Si traccia una grigia su di un foglio con quattro caselle, le prime due colonne saranno nominate “urgente” e non “urgente” mentre le due righe orizzontali che incrociano le colonne saranno nominate “importante” e “non importante”.
Otterremo da questo quattro blocchi o riquadri così composti: Urgente + Importante, Non urgente + Importante, Urgente + non importante e Non urgente + non importante.
Come organizzare il lavoro
Nella prima situazione, urgente + importante, ci sono quelle cose da fare immediatamente. Nella seconda situazione, non urgente + importante, ci saranno quelle cosa da fare in un secondo momento e che è dunque possibile pianificare. Nella terza situazione, Urgente + non importante, ci sono quelle attività che è possibile delegare. L’ultimo blocco, non urgente + non importante riguarda quelle attività superflue e che probabilmente ci faranno perdere solo tempo.
Detto questo, come prima cosa stilate un elenco completo degli impegni lavorativi mettendoli in ordine dal più importante al meno importante. Individua poi le scadenze e componi la tua matrice: questo ti permetterà di mantenere alti i tuoi standard qualitativi di lavoro, di ottimizzare al meglio il tuo tempo e dedicare energie e attenzione lì dove realmente è necessario.
Hai paura di dimenticare questo schema? Tieni a mente la parola “time”: T come Tassativo, I come Importante, M Mobile (che potrebbe fare un’altra persona) ed E come da Eliminare. Pianifica tutto in questa maniera e il tuo lavoro migliorerà notevolmente!
