Il Toyota Production System, chiamato anche LEAN o Toyotismo, è considerato come l’evoluzione del Modello Ford. E’ un sistema di produzione snella che ha limato i limiti della catena di montaggio introdotta da Henry Ford.
Il modello LEAN è però considerato universale e ha trovato terreno fertile anche nell’ottimizzazione dei processi di gestione dell’ufficio.
Soluzioni diverse per il modello
Il Toyotismo prevede soluzioni e si basa su un principio di ottimizzazione che da sempre accompagna l’industria giapponese: Muda. ‘Fare di più con meno’ è uno dei principi del Toyota Production System, secondo il quale le risorse che si hanno a disposizione, soprattutto quando sono particolarmente scarse, devono essere sfruttate nel migliore dei modi con l’unico obiettivo di aumentare la produzione. In base agli studi che sono stati effettuati nel Novecento, questo modello e sembra essere una spanna sopra tutti gli altri diffusi nell’ambiente industriale.
Il modello Toyota risulta essere talmente efficiente e talmente valido, che ben presto è stato sdoganato per trovare la sua applicazione nell’office management. L’intuizione è arrivata dal suo ideatore, Taiichi Ohno, che ha esteso l’applicazione anche nel comparto gestionale, per ottenere importanti miglioramenti anche in quest’area aziendale. E’ così che è nato il LEAN Office, un insieme di pratiche per eliminare gli sprechi e fluidificare il lavoro.
Il LEAN Office
Gli sprechi in un ufficio sono facilmente individuabili nella sovrapproduzione, nell’utilizzo eccessivo di materie prime, che generano scarti e rimanenze. Da dove deriva la produzione degli sprechi? Nella maggior parte dei casi il problema è a monte. E’ qui che si inserisce il modello LEAN, con una serie di ottimizzazioni che, anche se lievi, sono in grado di migliorare drasticamente la gestione del lavoro.
Grazie al modello LEAN, si ottiene una circolazione fluida delle informazioni all’interno dell’azienda. Questo è possibile snellendo l’apparato burocratico, semplificandolo al minimo e riducendo i passaggi tra mittente e destinatario finale. Un eccesso di passaggi, oltre a causare inutili rallentamenti, spesso causa impiego errato di risorse, impeigate per operazioni inutili quando potrebbero essere impiegate in modo più produttivo.
Misura e controllo e il rovescio della medaglia
In tutto, però, serve misura e controllo: la sovra-informazione è spesso il rovescio della medaglia, perché ottimizzando ed eliminando l’eccesso di passaggi l’errore comune è quello di creare un sovraccarico sui collaboratori che restano impiegati nel sistema burocratico, che si trovano a filtrare una mole eccessiva di informazioni. In questo modo si crea il cortocircuito che, nei fatti, è comunque causa di rallentamenti. Secondo il LEAN, per migliorare questo aspetto si deve eliminare anche il flusso di informazioni in eccesso, ossia le informazioni superflue che rallentano il flusso generale. Come ben si nota, il problema dei rallentamenti, quindi delle perdite di tempo, è il cuore del sistema LEAN Office. Eliminare i tempi di attesa eccessivi, eliminando le barriere che impediscono il flusso organico, è l’obiettivo del sistema LEAN.
