Con l’inizio di settembre riprende pienamente l’attività sociale e professionale. I ritmi tornano a essere veloci, gli impegni frequenti, le cose da fare sempre tante. Quello che manca sempre è il tempo. E quando la giornata è piena di attività, di cose da fare, di appuntamenti, gli imprevisti fanno perdere ancora più tempo.
E allora di seguito vi sveliamo il segreto su come prevedere gli imprevisti e avere più tempo.
Come risolvere il problema della mancanza del tempo
Lo so cosa state pensando: come si possono prevedere gli imprevisti? Un contrattempo, un intoppo, per definizione non può essere previsto. Non è del tutto vero. Ma prima di rivelare come si possono facilmente e semplicemente prevedere gli imprevisti, torniamo per un attimo al problema tempo.
La mancanza del tempo per fare le cose è l’assillo principale della nostra società. Non abbiamo mai tempo per fare nulla, ci piacerebbe avere una giornata fatta di 48 ore. Eppure siamo convinti che a molti non basterebbero comunque. La giornata è fatta di 1.440 preziosissimi minuti e sprecarli è peggio che buttare via del denaro. Un minuto male impiegato, è un minuto perso, che non potremo più recuperare.
Lo strumento più utile per gestire il tempo in modo efficace
Per impiegare bene il tempo che ci viene concesso ogni giorno, la cosa migliore è cercare di organizzare al meglio le cose che dobbiamo fare. Pianificare con calma urgenze e priorità. Uno strumento formidabile per organizzare il nostro tempo è l’agenda.
Pianificare le attività della giornata in anticipo offre due grandi vantaggi. Vantaggio n. 1: avere in agenda ciò che è da fare il giorno dopo, permette di andare a letto rilassati. La strada da percorrere è tracciata, le cose da fare definite. Domani affronteremo i problemi via via che si presentano.
Vantaggio n.2. Riempire l’agenda con le attività da svolgere nella giornata, permette di avere sotto gli occhi quello che possiamo fare. Così possiamo capire quello che non può rientrare per mancanza di tempo. Inoltre l’agenda ci permette di prevedere gli inconvenienti. Esatto. Sapere prevedere gli imprevisti non significa conoscere cosa ci accadrà, ma prevedere che ci potrebbe accadere un intoppo.
Il segreto su come prevedere gli imprevisti e avere più tempo.
Spieghiamoci meglio. Supponiamo di dovere andare ad un appuntamento in auto in un determinato luogo. Sappiamo quanto ci vorrà per arrivare e quindi prevediamo il tempo dello spostamento. Immaginiamo di avere un appuntamento alle 16.00 e di dovere impiegare mezzora per arrivare. Pianifichiamo di partire alle 15.30. Ma che accade se durante la strada troviamo traffico? Arriviamo in ritardo. Cosa comporta il ritardo? Brutta figura, stress, malumore.
Adesso immaginiamo che il problema, invece di verificarsi al pomeriggio, avvenisse alla mattina, al primo appuntamento. Se si sono pianificati tutti gli appuntamenti in sequenza stretta, immaginando che tutto andasse bene, faremo in ritardo tutte le attività della mattina. Perché il ritardo sul primo appuntamento ce lo porteremo dietro in tutti quelli seguenti. E dovremo mangiare velocemente per recuperare il tempo perso.
Come gestire gli imprevisti
Se invece in agenda prevedete di avere qualche intoppo e lo inserite, quando l’imprevisto arriverà, non creerà danni. Se stabilite di andare ad un appuntamento in mezzora, calcolate 15 minuti in più. Prevedete 45 minuti in totale per lo spostamento. Se avete immaginato che una riunione duri un’ora, mettete in preventivo un’ora e 15 minuti. L’altra persona potrebbe sempre arrivare in ritardo.
Certo, programmare le attività evitando i tempi strettissimi obbligherà a inserire meno impegni. E qui scatta la capacità di sapere distinguere tra urgenza e importanza. Ma comunque permetterà di riuscire a fare tutto e con molto meno stress. E ciò che non è stato fatto oggi si potrà sempre fare domani.
In conclusione
Sapere gestire il tempo non solo è una abilità, ma è anche una necessità. Sapersi districare dai mille impegni che richiede la vita quotidiana è un impegno oneroso e difficile. Utilizzare l’agenda è fondamentale. Annotare in anticipo tutte le cose che si devono fare e programmarle in agenda, è una scelta vincente. E attenzione a non scordare di prevedere, tra un appuntamento e un altro, eventuali imprevisti.
