Come scrivere una email professionale in inglese in pochi semplici passi

Sempre più persone si trovano nella condizione di dover scrivere una email in inglese. Generalmente la ragione principale è il lavoro. Il tono della conversazione dovrà quindi essere preciso e formale. Rispettare queste caratteristiche darà un’immagine di affidabilità e competenza. Ecco quindi spiegato come scrivere una email professionale in inglese in pochi semplici passi.

Come iniziare una mail in inglese

Un semplice “hello” non è una apertura considerata professionale. Fortunatamente ci sono delle formule prestabilite che ci vengono in aiuto. Per una email mediamente formale è indicato utilizzare semplicemente “to” o “dear” seguiti dal nome del destinatario. Questi sono traducibili rispettivamente con “a” e “caro/a”.

Per un taglio più formale si usa il cognome del destinatario. Questo deve essere preceduto da Mr. (signor) o da Mrs. (signora), Miss (signorina) o Ms (prefisso generico per le donne). Nel caso in cui non si conosca né il nome né il cognome si può optare per un “Dear Sir” o “Dear Madam”. Per una email di alto profilo è preferibile utilizzare “To whom it may concern”, corrispettivo inglese di “A chi di competenza”.

Per sapere come scrivere una email professionale in inglese in pochi semplici passi però, bisogna anche sapere come andare oltre i saluti. Passiamo quindi a come redigere il corpo centrale dell’email.

Testo centrale

La prima cosa da fare, a prescindere dalla lingua usata, è comunicare l’obbiettivo dell’email.

Quindi, per dire “Scrivo la presente per…” si può utilizzare “I am writing…” seguito da elementi diversi a seconda della motivazione.

a) I am writing in response to… : Le/Vi scrivo in risposta a…;

b) I am writing to make a booking… : Le/Vi scrivo per effettuare una prenotazione…;

c) I am writing to complain about… : Le/Vi scrivo per inoltrare una lamentela riguardo a…;

d) I am writing to enquire about… : Le/Vi scrivo per chiedere informazioni riguardo a…;

e) I am writing to thank you for… : Le/Vi scrivo per ringraziare per…;

f) I am writing to invite you… : Le/Vi scrivo per estendere l’invito…

Nel caso ci si ritrovi nella malaugurata situazione di comunicare delle cattive notizie la formula da usare è “I regret to inform you that…”. La traduzione è “Mi dispiace informarVi che…”.

Esiste una formula precisa anche quando si vuole comunicare la presenza di un file in allegato. Questa è: “Please find attached…” seguito dal nome del documento.

Conclusione

Generalmente le email si concludono con un invito a continuare la corrispondenza. Ad esempio, per comunicare il fatto che ci si aspetta una risposta, è comunissimo usare “I look forward to hearing from you”. Se invece si invita il destinatario a richiedere maggiori informazioni se necessario, l’espressione corretta è “For further information, please don’t hesistate to contact me”.

In ultimo, è necessario sapere come salutare in modo professionale e non con il conosciutissimo “bye bye”. Le formule più usate sono “Kind regards” (Cordiali saluti), “Best wishes” (I miei migliori auguri), “Many thanks” (Molte grazie). Ognuna di queste è seguita dal proprio nome in appendice.

Ecco quindi spiegato come scrivere una email professionale in inglese in pochi semplici passi.

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