Le aziende ormai stanno via via abbracciando una nuova cultura.
Lo smart working o per meglio dire il “lavoro agile” ha affiancato il lavoro tradizionale, quello da postazione fissa in ufficio, sostituendosi a esso nei vari periodi di chiusura della pandemia. Questa tendenza si sta sviluppando e implementando in molti settori economici, privati e pubblici.
Attualmente, dunque, le aziende si trovano a integrare modi di lavorare diversi, costruendo un nuovo modello d’impresa, accogliendo flessibilità, stimolando maggiore autonomia sul lavoro e favorendo la conciliazione vita professionale con la vita familiare.
Come pianificare e rendere efficace lo smart working seguendo questi brevi consigli
Nello smart working salta però un paradigma fondamentale, ossia “la prossimità forma la produttività”. Stare a contatto con i colleghi nello stesso ambiente di lavoro permette di avere informazioni, feedback, aiuto concreto su ciò che si sta portando avanti, in tempo reale. Pertanto, questo influenza la produttività dei lavoratori, nella misura in cui influenza il tempo necessario a reperire quelle informazioni e quel sostegno.
Per i manager o i capi ufficio diventa essenziale operare una pianificazione di micro e macro attività per colmare le lacune e rendere efficace ed efficiente lo smart working di tutti i lavoratori. Entriamo dunque più nello specifico e vediamo come pianificare e rendere efficace lo smart working seguendo questa lista di brevi consigli.
La lista
Offriamo ai dipendenti tutti gli strumenti necessari per lavorare con comodità in smart working: laptop con adeguati sistemi operativi e memoria di archiviazione, tablet, webcam, cuffie, agenda cartacea.
Condividiamo lo stesso server e altri strumenti di lavoro in remoto per cui tutti hanno la stessa conoscenza.
Rafforziamo la comunicazione e a fasi alterne domandiamo ai dipendenti se sia efficiente quella gestita in remoto, per trovare opportuni accorgimenti migliorativi.
Facilitiamo quei processi che tenderanno a essere più lenti se attivati non in presenza, per esempio la richiesta di documenti da altri uffici. Motiviamo i lavoratori e stabiliamo nuove regole condivise.
Programmiamo giornalmente e settimanalmente le videochiamate indispensabili. Convocando solo i lavoratori che è opportuno coinvolgere e conduciamole in tempi congrui con obiettivi chiari e concreti.
Possiamo prevedere di assegnare uno stesso progetto a più lavoratori al fine di mantenere coesione e un alto spirito di squadra.
Offrire un abbonamento a podcast, per promuovere pause e intervalli dal lavoro di qualità e affini alla vision aziendale.
Questo elenco individua alcuni punti chiave della gestione dello smart working, anche se non è chiaramente esaustivo. Gli ambienti di lavoro, anche quelli creati a distanza, sono molto differenti tra loro. La pianificazione delle attività cambia in relazione alla loro composizione, alla tipologia del lavoro da svolgere e agli obiettivi da raggiungere.
